⚠️ El error que hay que evitar: coordinar el cambio, dar de baja el contrato y recién después buscar los datos. Cuando el servicio termina, el acceso se cierra. Respalda primero, avisa después.
La checklist completa
Marca cada línea a medida que descargues el archivo. El orden va de lo más crítico a lo deseable:
| Qué | Prioridad | Formato | Por qué importa |
|---|---|---|---|
| Catálogo de productos completo | 🔴 Crítico | Excel / CSV | Es la base de todo el sistema nuevo |
| Códigos internos / SKU | 🟡 Medio | Excel / CSV | Solo si los usas en tu operación |
| Códigos de barra (EAN / GTIN) | 🔴 Crítico | Excel / CSV | Es lo que hace rápida la caja |
| Precios de venta vigentes | 🔴 Crítico | Excel / CSV | Reconstruirlos a mano toma días |
| Costos por producto | 🔴 Crítico | Excel / CSV | Sin el costo no hay margen calculable |
| Stock actual | 🟡 Medio | Excel / CSV | Sirve de referencia, pero conviene contar antes de migrar |
| Proveedores con RUT y contacto | 🔴 Crítico | Excel / CSV | El RUT asocia sus facturas electrónicas |
| Clientes con deuda o fiado | 🔴 Crítico | Excel / CSV | Perder un saldo pendiente es perder plata |
| Cuentas por cobrar con fechas | 🔴 Crítico | Excel / PDF | Monto, fecha y a quién: los tres datos |
| Ventas del último año | 🟡 Medio | Excel / CSV | No se migra, pero sirve como archivo de consulta |
| Documentos tributarios del período | 🔴 Crítico | PDF / XML | Quedan en el SII, pero tener la copia propia ahorra trámites |
| Reportes que usa tu contador | 🔴 Crítico | PDF / Excel | Viven solo en la plataforma que dejas |
| Usuarios, roles y permisos | 🟢 Bajo | Captura o anotación | Rara vez se exporta; sirve para replicar la configuración |
| Configuraciones propias | 🟢 Bajo | Captura | Listas de precio, promociones, categorías propias |
Tres reglas para que el respaldo sirva
Formatos que se abran solos
Excel, CSV y PDF. Si el archivo solo se puede leer desde la plataforma que estás dejando, no es un respaldo: es una ilusión de respaldo.
Dos ubicaciones distintas
El computador del local y algo fuera de él: un correo a ti mismo, un pendrive o una nube. El computador del local es justamente el equipo que puede fallar.
La fecha en el nombre del archivo
"productos_2026-08-22.csv" y no "productos final definitivo (2)". En dos meses vas a necesitar saber cuál era el bueno.
Un respaldo se hace pensando en la persona que va a necesitar ese archivo dentro de seis meses, con prisa y sin recordar nada del proceso.
El dato que más duele perder
De toda la lista, el que genera problemas reales es las cuentas por cobrar. El catálogo se reconstruye, los precios se levantan de la góndola, el stock se cuenta. Pero si pierdes el registro de quién te debe y cuánto, esa plata no vuelve — y no hay forma de reconstruirla salvo la memoria.
Si das fiado, descarga ese listado dos veces: una al empezar la preparación y otra el día antes del corte, porque en el intertanto sigue cambiando con cada abono.
Si tu sistema no permite exportar
Pasa, sobre todo con sistemas antiguos o con planes básicos. No es un callejón sin salida, pero cambia el plan:
- El catálogo se reconstruye desde tus facturas de compra. Las facturas electrónicas de tus proveedores traen el detalle de cada producto, su cantidad y su costo. Es la vía más completa y trabaja a favor tuyo con cada compra nueva.
- Los precios se levantan de la góndola. Un recorrido con planilla o teléfono en mano.
- El stock se cuenta. Que además es lo recomendable incluso cuando sí se puede exportar.
- Las cuentas por cobrar se imprimen antes de perder el acceso. Si no hay exportación, al menos una captura o una impresión del listado.
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Camino B · Quiero cambiar de software
Cada paso es un artículo. Puedes avanzar de a uno, con el negocio abierto.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo debo hacer el respaldo al cambiar de software?
Antes de avisar la baja del contrato y mientras tus accesos siguen vigentes. Es el error más frecuente: se coordina el cambio, se da de baja el servicio y recién después alguien busca un dato que ya no se puede recuperar. El respaldo se hace primero, con el sistema antiguo todavía funcionando con normalidad.
¿Qué información hay que respaldar sí o sí?
El catálogo de productos con códigos, precios y costos; el stock; los proveedores con RUT; los clientes con saldo pendiente y sus montos; los documentos tributarios del período que debes conservar; y los reportes que uses para tu contabilidad. Todo lo demás es deseable pero no crítico.
¿En qué formato conviene guardar el respaldo?
En archivos que puedas abrir sin el sistema que los generó: Excel o CSV para los datos, PDF para los documentos. Un respaldo que solo se puede leer desde la plataforma que estás dejando no es un respaldo. Guarda cada archivo con la fecha en el nombre y en dos lugares distintos.
¿Necesito guardar las boletas y facturas que ya emití?
Los documentos tributarios electrónicos quedan registrados en el SII independiente del software, así que no se pierden. Aun así conviene descargar tus propios registros y reportes del período que debes conservar, porque esos viven solo en la plataforma que estás dejando y son los que te van a pedir si necesitas revisar algo con tu contador.
¿Qué pasa si mi sistema actual no permite exportar?
Hay caminos alternativos, aunque más lentos. El catálogo se puede reconstruir desde las facturas electrónicas de tus proveedores, que traen el detalle de todo lo que compraste, y desde un conteo físico. Los precios se levantan desde la góndola. Es más trabajo, pero no es un callejón sin salida.
¿Cuánto tiempo debo guardar el respaldo?
Los datos operativos — catálogo, stock, proveedores — dejan de ser útiles en pocos meses, cuando el sistema nuevo ya tiene información propia. Los documentos tributarios y los reportes contables se guardan por el plazo legal que corresponda a tu negocio. Consulta ese punto con tu contador antes de borrar nada.
En resumen
✔️ Respalda antes de avisar la baja, mientras tus accesos siguen vigentes
✔️ Guarda todo en formatos que puedas abrir sin el sistema que los generó: Excel, CSV, PDF
✔️ Dos ubicaciones distintas y la fecha en el nombre de cada archivo
✔️ Crítico: catálogo con códigos, precios, costos, stock, proveedores y clientes con deuda
✔️ Los documentos tributarios ya emitidos quedan en el SII, pero tus reportes internos no
✔️ Las cuentas por cobrar son el dato que más duele perder: montos y fechas exactas
✔️ Los usuarios y permisos conviene anotarlos aunque no se puedan exportar
✔️ Si tu sistema no exporta, el catálogo se reconstruye desde tus facturas de compra