📌 En una frase: por cada producto necesitas cuatro datos — nombre, código de barras, precio de venta y costo. Con eso el sistema nuevo ya opera. Todo lo demás es mejora, no requisito.
Primero: qué puedes sacar de tu sistema actual
Todo depende de esto. Entra a tu sistema y busca la opción de exportar o descargar. La mayoría de los POS del mercado permiten bajar al menos el catálogo de productos en Excel o CSV; algunos también proveedores, clientes y stock.
Cuando abras el archivo, revisa cuatro cosas:
- Que cada fila sea un producto, no un grupo ni una categoría.
- Que exista una columna de nombre reconocible.
- Que exista una columna de precio de venta.
- Que exista una columna de costo. Si no está, no es grave: se reconstruye con las facturas.
⚠️ Si tu sistema no permite exportar, el catálogo se puede reconstruir de otras dos formas: desde las facturas electrónicas de tus proveedores, que traen el detalle de cada producto que compraste, y desde un conteo físico de góndola. Es más lento, pero no es un callejón sin salida.
Qué migrar y qué no
| Información | ¿Migrar? | Por qué |
|---|---|---|
| Nombre del producto | ✅ Sí | Es como lo busca tu cajero. Aprovecha de estandarizar los nombres raros. |
| Código de barras (EAN) | ✅ Sí | Es lo que hace rápida la caja. Si falta en algunos, no bloquea. |
| Código interno / SKU | ⚠️ Solo si lo usas | Si nadie en tu negocio lo mira, es una columna que arrastras sin motivo. |
| Precio de venta | ✅ Sí | Verifícalo contra la góndola antes de cargar. Es el error que el cliente reclama. |
| Costo | ✅ Sí | Aunque esté desactualizado. Sin el costo no hay margen, y se corrige con las facturas. |
| Stock actual | ⚠️ Contado, no copiado | El número del sistema antiguo suele estar desviado. Ver más abajo. |
| Proveedores | ✅ Sí, con RUT | El RUT es lo que asocia automáticamente sus facturas electrónicas. |
| Clientes con deuda | ✅ Solo esos | Los saldos pendientes tienen que cruzar con monto y fecha exactos. |
| Resto de clientes | ❌ No | Se reconstruye vendiendo, sin esfuerzo extra. |
| Historial de ventas | ❌ No | Se archiva. Las decisiones se toman con los últimos meses, no con los últimos años. |
| Productos descontinuados | ❌ No | Estorban en la búsqueda de caja y ensucian los reportes. |
| Reportes antiguos | ❌ No | Se descargan en PDF o Excel y se guardan aparte. |
Migrar todo no es más seguro: es más lento y más sucio. El sistema nuevo hereda cada error que el antiguo acumuló, con la diferencia de que ahora nadie sabe cuáles eran.
El caso del stock: el dato que no se copia
Es la excepción de toda la tabla. El stock del sistema antiguo casi nunca coincide con lo que hay en la bodega, y esa diferencia no es culpa de nadie: se acumula por mermas no registradas, ventas mal cobradas, robos hormiga y recepciones que se hicieron a ojo.
Si copias el 12, el sistema nuevo nace con una mentira y va a sugerirte compras equivocadas durante meses. Si cargas el 9, empiezas con una base creíble.
No hace falta contar todo antes de partir. La regla práctica: cuenta bien los productos que explican la mayor parte de tus ventas — normalmente entre 150 y 300 — y deja el resto en cero o con el número del sistema antiguo, para irlos corrigiendo por sectores en las semanas siguientes.
Los productos sin código de barras
Es una de las preguntas más frecuentes y tiene una respuesta simple: se migran igual, con el campo vacío. En la caja se buscan por nombre y funcionan sin problema.
Los casos típicos en un minimarket chileno:
- Productos a granel o por peso (verduras, quesos, fiambres). No llevan EAN de fábrica: se venden por peso desde la balanza.
- Productos que se venden por unidad de un pack (un cigarrillo suelto, una botella de un six pack). Se resuelven creando el producto suelto y su pack, relacionados entre sí.
- Productos artesanales o de proveedor chico. Se les puede imprimir una etiqueta con un código interno, pero solo vale la pena para los que se venden mucho.
El orden de la carga (esto sí importa)
Cargar en desorden es la causa más frecuente de que una importación falle a medias:
Proveedores primero
Para que después cada producto pueda quedar asociado a quién se lo compras.
Categorías y marcas
Son la estructura sobre la que se ordena el catálogo. Un producto sin categoría no se puede analizar después por rentabilidad ni por rotación.
Productos sueltos antes que los packs
Si vendes la botella individual y también el six pack, la botella tiene que existir primero para que el pack pueda apuntar a ella. Cargarlos al revés hace que el pack quede huérfano.
Stock al final, y lo más cerca posible del corte
Cada día que pasa entre el conteo y el cambio, el número se desactualiza con las ventas del día.
En GranLoop la carga se hace desde un archivo CSV con las columnas de código, código de barras, nombre, marca, categoría y subcategoría, precios de costo y venta, stock mínimo y máximo, proveedor y — cuando corresponde — la relación entre un pack y su producto suelto.
Lo que se corrige solo después de migrar
Hay dos cosas que no vale la pena perfeccionar antes del cambio, porque el sistema las va a ir arreglando con la operación normal:
Los costos
Cada factura electrónica de proveedor que se recibe actualiza el costo real de esos productos. En unas semanas de compras normales, el catálogo queda con costos vigentes sin que nadie los digite.
Los códigos de barras faltantes
Las facturas de tus proveedores traen el detalle de lo que compraste. A medida que se reciben, los productos se van reconociendo y completando contra tu catálogo.
Los cinco errores más frecuentes
- Migrar el stock del sistema antiguo sin contar. Es el error que más caro sale, porque nadie lo detecta hasta que las compras empiezan a fallar.
- Cargar el catálogo completo sin limpiarlo. Incluidos los 400 productos que no vendes hace dos años.
- Dejar el respaldo para después del corte. Cuando termina el contrato, el acceso al sistema antiguo se pierde.
- Cargar los packs antes que los productos sueltos. La importación falla y hay que rehacer parte del archivo.
- No verificar precios contra la góndola. Es lo primero que nota el cliente y lo que más desconfianza genera en el equipo el primer día.
Mándanos el export de tu sistema actual
Lo revisamos y te decimos qué se puede migrar directo, qué necesita limpieza y qué conviene dejar archivado. Sin que tengas que decidirlo a ciegas.
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Camino B · Quiero cambiar de software
Cada paso es un artículo. Puedes avanzar de a uno, con el negocio abierto.
Preguntas frecuentes
¿Qué información se debe migrar al cambiar de POS?
Lo imprescindible es el catálogo de productos con nombre, código de barras, precio de venta y costo; los proveedores con su RUT; el stock verificado de los productos que más rotan; y los clientes que tengan deuda pendiente. Todo lo demás — historial de ventas, reportes antiguos, productos descontinuados — se archiva en un respaldo, no se migra.
¿Es necesario migrar el historial de ventas?
Casi nunca. El historial de ventas sirve para decidir compras, y esas decisiones se toman con los últimos meses de movimiento, no con los últimos años. Migrar años de transacciones agrega trabajo, ensucia los reportes del sistema nuevo y rara vez se consulta. Lo correcto es guardar el archivo exportado aparte, por si alguna vez se necesita.
¿Qué pasa con los productos que no tienen código de barras?
Se migran igual, con el campo de código vacío. Un producto sin código de barras se busca por nombre en la caja y funciona con normalidad. Si es un producto que vendes mucho, después puedes imprimirle una etiqueta con un código interno. No hace falta resolver esto antes de cambiarte.
¿Cómo sé si el archivo que exporté sirve para migrar?
Ábrelo y revisa cuatro cosas: que cada fila sea un producto, que haya una columna de nombre, una de precio de venta y una de costo. Si el archivo trae los precios mezclados con el nombre en la misma celda, o si viene en un formato que no se puede abrir en una planilla, va a necesitar limpieza antes de cargarse.
¿Conviene migrar los costos o cargarlos de nuevo?
Conviene migrarlos como punto de partida, sabiendo que muchos van a estar desactualizados. El costo se corrige solo a medida que van llegando las facturas de tus proveedores: cada recepción actualiza el costo real de ese producto. En pocas semanas de operación normal el catálogo queda con costos vigentes.
¿Qué hago con los productos que ya no vendo?
Déjalos fuera de la migración. Un catálogo arrastra años de productos descontinuados que solo aparecen para estorbar en las búsquedas de caja y ensuciar los reportes. Cambiar de sistema es la mejor oportunidad para hacer esa limpieza, porque después cuesta más decidirse a borrarlos.
¿Puedo migrar en etapas o tiene que ser todo de una vez?
Puedes migrar en etapas y muchas veces es lo más sensato. Un orden que funciona: primero los productos que representan la mayor parte de tus ventas, con precios y códigos verificados; después el resto del catálogo; y al final los productos de baja rotación, que pueden ir entrando a medida que se venden o llegan en una factura.
En resumen
✔️ Lo imprescindible por producto: nombre, código de barras, precio de venta y costo
✔️ Los proveedores se migran con RUT, porque es lo que asocia sus facturas electrónicas
✔️ Solo se migran los clientes con saldo pendiente; el resto se reconstruye vendiendo
✔️ El historial de ventas antiguo se archiva, no se migra: ensucia los reportes nuevos
✔️ Los productos descontinuados se dejan fuera — la migración es la mejor limpieza de catálogo
✔️ Un producto sin código de barras se migra igual, con el campo vacío, y se busca por nombre
✔️ Los costos migrados se corrigen solos con las facturas de proveedor que van llegando
✔️ Migrar por etapas es válido: primero lo que más rota, después el resto