📌 En una frase: intentar dejar 1.500 productos perfectos antes de empezar convierte una tarea de días en un proyecto de meses — y la mayoría de las veces termina en que no se empieza nunca. El catálogo se construye mientras el negocio funciona.
Empieza por los que mueven la caja, no por todos
En un minimarket, una minoría de los productos explica la mayor parte de las ventas. Son la bebida, el pan, los cigarrillos, la leche, el arroz, los snacks de impulso. Ese grupo — entre 150 y 300 productos en un negocio típico — es el que tiene que estar completo y bien cargado desde el primer día.
El resto del catálogo, esos cientos de productos que se venden una vez a la semana o una vez al mes, pueden entrar después sin que nadie lo note.
❌ Dejar todo perfecto primero
Semanas de trabajo antes de la primera venta, con el negocio operando igual que siempre mientras tanto. Es la vía que más se abandona a mitad de camino.
✅ Partir por lo que rota
Días para tener la caja funcionando de verdad. El resto del catálogo se completa vendiendo y comprando, que es cuando efectivamente se necesita cada producto.
Los cinco caminos para cargar productos
No son excluyentes. Casi todos los negocios terminan usando dos o tres a la vez.
1. Importar desde un archivo
Es el camino más rápido y sirve cuando ya tienes algo armado: un Excel de inventario, una lista de precios o un export de otro sistema.
El archivo se prepara con una fila por producto y una columna por dato: código, código de barras, nombre, marca, categoría y subcategoría, tamaño y unidad de envase, unidad de venta, precio de costo, precio de venta, stock actual, mínimo y máximo, y los datos del proveedor.
Lo que hay que revisar antes de cargar:
- Que cada dato esté en su propia columna. Los archivos que traen "Coca Cola 1.5L $2.290" en una sola celda necesitan limpieza previa.
- Que las categorías estén completas. Un producto sin categoría después no se puede analizar por rentabilidad ni por rotación.
- Que los productos sueltos vayan antes que sus packs. Si vendes la botella individual y el six pack, la botella tiene que existir primero.
- Que no vengan productos que ya no vendes. Este es el mejor momento para dejarlos fuera.
2. Crear los productos desde la caja
Sirve cuando no hay nada armado — el caso del negocio que trabaja con cuaderno, memoria y precios anotados en la góndola.
La lógica es simple: el catálogo se construye vendiendo. La primera vez que pasa un producto, se crea con su nombre, su precio y su código. La segunda vez ya está. En una semana normal de operación quedan cargados justamente los productos que más se venden, sin haber dedicado un solo día completo a la tarea.
Si el producto no pasó por la caja en un mes, probablemente no merece que le dediques una tarde antes de empezar.
3. Dar de alta desde las facturas de tus proveedores
Es el camino que menos trabajo pide, porque avanza solo mientras tú atiendes.
Cada factura electrónica que emiten tus proveedores trae el detalle de lo que compraste: producto, cantidad y costo real. En GranLoop esas facturas se importan directamente desde el SII y sus líneas se asocian a tu catálogo. La primera vez confirmas a qué producto corresponde cada línea; las siguientes facturas de ese proveedor se reconocen solas.
La ventaja adicional es que este camino trae el dato que más cuesta conseguir por otras vías: el costo real y actualizado de cada producto, que es la base para calcular márgenes de verdad.
4. Contar el stock físico
Los tres caminos anteriores crean el producto. Este le pone la cantidad.
Se hace por sectores, con el negocio abierto, y no tiene por qué ocurrir en un solo día. Un orden que funciona:
Bebidas y lo de mayor rotación
Es donde más plata tienes puesta y donde el stock cambia más rápido. Cuenta esto lo más cerca posible del día en que empiezas a operar.
Abarrotes y despensa
Rotación media, conteo más estable. Se puede hacer con una semana de anticipación sin que se desvíe mucho.
Bazar, aseo y lo de baja rotación
Puede quedar para después de partir. Si un producto se vende una vez al mes, su stock puede esperar dos semanas sin consecuencias.
5. Los casos especiales: sin código y por peso
Productos sin código de barras. Se cargan con el campo vacío y se buscan por nombre en la caja. Funcionan con normalidad. Si alguno se vende mucho y quieres acelerar la fila, se le imprime una etiqueta con un código interno — pero eso es optimización, no requisito.
Productos por peso. Se crean indicando que la unidad de venta es el kilo y con su precio por kilo. Al vender, el peso llega desde la balanza y el precio se calcula sobre ese peso. El stock de esos productos también se lleva en kilos, no en unidades.
Packs y productos sueltos. Cuando vendes las dos formas — la botella y el six pack, el cigarrillo suelto y la cajetilla — se cargan como productos relacionados, para que vender uno descuente correctamente del otro.
Un orden que funciona
| Momento | Qué se hace | ¿Interrumpe la venta? |
|---|---|---|
| Antes de partir | Cargar los 150–300 productos de mayor rotación con precio y código | No |
| Antes de partir | Contar el stock físico de esos productos | No — se hace por sectores |
| Antes de partir | Verificar los precios cargados contra la góndola | No |
| Primer día | Vender. Los productos que falten se crean en el momento | — |
| Primeras semanas | Recibir facturas: los costos se actualizan y aparecen productos nuevos | No |
| Primer mes | Conteo por sectores del resto del catálogo | No |
El paso que más se salta: verificar precios
De todos los errores posibles en una carga inicial, el que más se nota es el precio. El stock equivocado lo descubre el dueño semanas después; el precio equivocado lo descubre el cliente en la caja, el primer día.
Antes de partir, recorre la sala con el listado cargado y compara. Es una hora de trabajo que evita el peor momento de una puesta en marcha: la fila detenida mientras alguien discute si el precio correcto es el de la góndola o el de la pantalla.
Mándanos tu Excel y te decimos qué falta
Si ya tienes una planilla con tus productos, la revisamos y te decimos qué se puede cargar directo y qué necesita ajuste. Y si no tienes nada armado, te mostramos cómo partir vendiendo.
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Cada paso es un artículo. No tienes que hacerlos todos hoy — y tampoco en un solo día.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que cargar todos mis productos antes de empezar a vender?
No. Necesitas cargar los productos que efectivamente vendes todos los días, que en un minimarket suelen ser entre 150 y 300 de un catálogo mucho más grande. El resto se puede ir creando a medida que se vende o a medida que llega en una factura de proveedor. Esperar a tener el catálogo completo es la razón más común por la que un negocio posterga la puesta en marcha durante meses.
¿Cuánto demora cargar el inventario inicial de un minimarket?
Depende del punto de partida más que del tamaño del catálogo. Si existe un archivo exportable de otro sistema o un Excel ordenado, la carga del catálogo puede resolverse en algunas horas más la revisión. Si hay que crear los productos desde cero, lo razonable es partir con los de mayor rotación y completar el resto durante las primeras semanas de operación.
¿Necesito hacer un inventario físico antes de empezar?
Conviene, pero no de todo. Contar el stock real de los productos de mayor rotación es lo que permite que el sistema entregue sugerencias de compra útiles desde el principio. Los productos de baja rotación pueden partir en cero e irse corrigiendo con un conteo por sectores en las semanas siguientes, sin cerrar el negocio.
¿Cómo cargo productos que no tienen código de barras?
Se crean igual, dejando el campo de código vacío, y se buscan por nombre en la caja. Es el caso normal de los productos a granel, los que se venden por peso y los de proveedores chicos. Si alguno se vende mucho y quieres acelerar la caja, se le puede imprimir una etiqueta con un código interno.
¿Cómo se cargan los productos que se venden por peso?
Se crean indicando que su unidad de venta es el kilo y no la unidad, con su precio por kilo. Al momento de vender, el peso se toma desde la balanza y el precio se calcula sobre ese peso. El stock de esos productos también se lleva en kilos.
¿Puedo cargar el inventario desde las facturas de mis proveedores?
Sí, y es una de las vías más cómodas porque trabaja en paralelo. Las facturas electrónicas que emiten tus proveedores llegan con el detalle de cada producto comprado, su cantidad y su costo. En GranLoop esas facturas se importan desde el SII y sus líneas se asocian a tu catálogo: la primera vez confirmas la asociación de cada producto, y las siguientes facturas del mismo proveedor se reconocen solas.
¿Qué formato necesita el archivo para importar productos?
Un archivo CSV con una fila por producto y columnas separadas para código, código de barras, nombre, marca, categoría y subcategoría, tamaño y unidad de envase, unidad de venta, precio de costo, precio de venta, stock actual, mínimo y máximo, y los datos del proveedor. Lo importante es que cada dato esté en su propia columna: los archivos que mezclan nombre y precio en una misma celda necesitan limpieza previa.
¿Qué pasa si me equivoco en el stock inicial de un producto?
No es grave y se corrige con un ajuste de inventario cuando lo detectes. Lo que sí conviene evitar es empezar con un stock inventado en los productos de mayor rotación, porque son los que alimentan las sugerencias de compra: un error ahí se traduce en pedidos equivocados durante varias semanas.
En resumen
✔️ No necesitas el catálogo completo para empezar: necesitas los 150 a 300 productos que mueven tu caja
✔️ Hay cinco caminos y se combinan: importar, crear en caja, dar de alta desde facturas, conteo y productos por peso
✔️ Importar desde archivo es lo más rápido cuando ya existe un Excel o un export de otro sistema
✔️ Crear productos desde la caja sirve cuando no hay nada armado: el catálogo se construye vendiendo
✔️ Las facturas electrónicas de proveedores dan de alta productos con su costo real, sin digitar
✔️ Los productos sin código se cargan con el campo vacío y se buscan por nombre
✔️ Los productos por peso se crean con unidad de venta en kilos y su precio por kilo
✔️ El stock se cuenta bien en lo que más rota; el resto se corrige por sectores sin cerrar
✔️ Verificar precios contra la góndola es el paso que evita el reclamo del primer día