Lección 2 de 8 · Curso de control de inventario

Cómo hacer el inventario inicial: el primer conteo completo

Todo control de inventario parte con un conteo completo. Si ese primer número está mal, todo lo que registres después arrastra el error.

⏱ 6 min
Nivel básico a intermedio
Gratis, sin registro

Objetivo de la lección

Vas a poder organizar y ejecutar el primer conteo completo de tu local, con un método que evita contar dos veces o saltarse productos, y dejar un stock inicial confiable.

Qué es el inventario inicial

Es la foto de todo lo que hay en el local en un momento definido: la fecha y hora de corte. Desde ese momento, cada compra suma y cada venta resta. Por eso el conteo inicial se hace con el local cerrado o, si no se puede, deteniendo las ventas de la zona que se está contando.

Cómo prepararlo

Elige el momento: después del cierre, un día de menor venta o antes de abrir. No lo hagas el día que llega un camión grande.
Ordena antes de contar: junta los productos iguales que están repartidos y separa los vencidos o dañados, que no se cuentan como stock vendible.
Divide el local en zonas: sala por pasillo, bodega, cámaras, refrigeradores, mesón y exhibidores. Dibuja un plano simple y numera las zonas.
Prepara hojas de conteo por zona con columnas para código, producto, cantidad y unidad, o usa la hoja "Conteo" de la plantilla.
Forma parejas: una persona cuenta y la otra anota. Así se cuenta más rápido y se equivoca menos.

Cuenta en la unidad en que vendes

Si vendes la leche por unidad, el stock va en unidades aunque la tengas en cajas. Una caja cerrada de 12 se anota como 12. Los productos a granel (pan, fiambre, verduras) se cuentan en kilos. Mezclar cajas y unidades en la misma columna es el error más común del primer conteo.

Valoriza y registra

Con las cantidades listas, multiplica cada producto por su costo neto de la última compra. El resultado es tu inventario inicial valorizado. Las cantidades pasan a ser el stock inicial de tu planilla o sistema.

Ejemplo: el primer conteo de un minimarket de barrio

Carlos y Fernanda cierran su minimarket el domingo a las 21:00 y fijan esa hora como corte. Dividen el local en cuatro zonas:

Zona	Qué incluye	Quién cuenta
1. Sala, pasillos 1 y 2	Abarrotes, aseo, snacks	Carlos cuenta, Fernanda anota
2. Refrigeradores y congelador	Lácteos, bebidas, helados	Fernanda cuenta, Carlos anota
3. Mesón	Cigarrillos, confites, pilas	Carlos
4. Bodega	Cajas cerradas y sobrestock	Los dos

Al terminar cada zona pegan un papel que dice "contado". Al final, Fernanda vuelve a contar 20 productos al azar. Si encuentra diferencias en más de dos, recuentan esa zona completa.

Paso a paso

Fija la fecha y hora de corte
Desde ese momento no se vende ni se recibe mercadería en la zona que se cuenta.
Ordena y separa
Junta productos iguales y aparta los vencidos o dañados en una caja aparte, con su propio registro.
Cuenta por zonas, siempre en el mismo sentido
De izquierda a derecha y de arriba hacia abajo, repisa por repisa. Marca cada zona terminada.
Anota en la unidad de venta
Convierte las cajas a unidades y el granel a kilos antes de anotar.
Haz un reconteo de control
Otra persona recuenta una muestra de productos. Si hay muchas diferencias, se recuenta la zona.
Valoriza y carga el stock inicial
Cantidad × costo neto. Traspasa las cantidades a tu planilla o sistema como stock inicial.

Errores frecuentes

Contar con el local abierto. Lo que se vende mientras cuentas queda contado y descontado a la vez, o ninguna de las dos cosas.
Mezclar cajas y unidades. Anotar "3" sin decir si son cajas o unidades deja el stock mal desde el primer día.
Olvidar la bodega o el auto. La mercadería guardada fuera de la sala también es inventario.
Contar los vencidos como stock. Un producto que no se puede vender no es stock disponible; se registra como merma.

Ejercicio práctico

En la bodega encuentras 3 cajas cerradas de yogur de 12 unidades y 7 yogures sueltos en el refrigerador. Dos de los sueltos están vencidos. ¿Qué cantidad anotas como stock inicial y qué haces con los vencidos?

Ver una respuesta guía

Stock inicial: 3 × 12 + 5 = 41 unidades. Los 2 vencidos no entran al stock vendible: se retiran de la sala y se registran como merma por vencimiento, para que el número quede explicado.

Para profundizar

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