📋 En una frase: la guía de despacho electrónica es el documento que acredita que estás moviendo mercadería de un punto a otro, aunque todavía no haya venta ni factura de por medio. Es obligatoria y se emite en el SII.
¿Qué es la guía de despacho electrónica?
La guía de despacho electrónica es un documento tributario electrónico (DTE) que respalda el traslado físico de mercadería, ya sea porque hay una venta que se factura después, un traslado interno entre locales, o un envío en consignación. A diferencia de la boleta o la factura, la guía de despacho no registra IVA ni es un documento de cobro: su función es documentar que ese camión, auto o persona que transporta productos tiene un respaldo legal.
Desde 2023, la guía de despacho debe emitirse en formato electrónico para todo contribuyente obligado a facturación electrónica, lo que incluye a la mayoría de los minimarkets que reciben mercadería de distribuidores grandes como Coca-Cola, CCU, Carozzi o Nestlé.
¿Cuándo debe usar un minimarket la guía de despacho?
Un minimarket se relaciona con la guía de despacho principalmente en dos roles: como receptor, cuando un proveedor le entrega mercadería, y como emisor, en casos más específicos.
- Cuando recibes mercadería de un distribuidor que factura después (muy común con grandes proveedores)
- Cuando trasladas stock entre dos locales propios (si tienes más de una sucursal)
- Cuando envías mercadería en consignación a un tercero
- Cuando despachas un pedido grande a un cliente antes de emitir la factura correspondiente
- Cuando devuelves mercadería a un proveedor por vencimiento o daño, antes de la nota de crédito
Cómo emitir una guía de despacho electrónica paso a paso
Verifica que seas emisor de DTE
Debes tener habilitada la emisión de documentos tributarios electrónicos en el SII, lo mismo que necesitas para emitir boleta o factura electrónica.
Define el motivo del traslado
El SII exige indicar la causal: venta, traslado interno, consignación, exportación u otro. Esto determina cómo se procesa después el documento definitivo.
Completa los datos del receptor y la carga
Ingresa el RUT del receptor (o el RUT propio si es traslado interno), la dirección de destino y el detalle de productos, cantidades y unidades.
Emite la guía antes de mover la mercadería
La guía debe generarse y enviarse al SII antes de que el vehículo salga con la carga, no después. Emitirla a destiempo puede considerarse un traslado sin respaldo.
Adjunta la guía al despacho físico
Lleva la guía impresa o disponible digitalmente durante el traslado. Si hay una fiscalización de tránsito, el conductor debe poder mostrarla.
Guía de despacho vs. factura: diferencias clave
Es común confundir ambos documentos porque a veces se emiten para la misma operación en momentos distintos. La guía respalda el movimiento; la factura respalda la venta y el IVA.
| Característica | Guía de despacho | Factura |
|---|---|---|
| Respalda | Traslado físico de mercadería | Venta y cobro |
| Registra IVA | No | Sí |
| Da crédito fiscal | No | Sí |
| Cuándo se emite | Antes o durante el traslado | Dentro del mismo mes de la guía, según causal |
Cuando recibes mercadería con guía de despacho de un proveedor, revisa que la factura correspondiente llegue dentro del plazo. Para automatizar esa revisión, mira nuestra guía de factura electrónica: cómo emitirla y recibirla.
¿Recibes mercadería con guía de despacho y facturas por separado?
GranLoop cruza automáticamente las guías de despacho de tus proveedores con las facturas que llegan después, para que ningún producto quede sin registrar en tu inventario.
Hablar por WhatsApp →Errores frecuentes con la guía de despacho
- Recibir mercadería sin guía ni factura: deja el ingreso sin respaldo tributario y complica el crédito fiscal cuando llegue la factura.
- No registrar la guía en el inventario: si el stock entra al local pero no se anota, después no cuadra con lo que factura el proveedor.
- Confundir la guía con la boleta o factura: la guía no reemplaza al documento de venta; solo lo antecede o complementa.
- Emitir la guía después del traslado: debe generarse antes de que la mercadería salga, no como trámite posterior.
La guía de despacho es el eslabón que muchos minimarkets pierden de vista: llega el camión, entra el stock, pero nadie revisa si el documento está bien emitido hasta que la factura no cuadra.
— Javier Torres, Fundador de GranLoop✦ Cómo lo resuelve GranLoop
GranLoop importa las guías de despacho y facturas de tus proveedores desde el SII y las cruza automáticamente, actualizando tu inventario apenas llega la mercadería, sin esperar a digitar nada a mano.
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Preguntas frecuentes
¿Cuándo debe usar un minimarket una guía de despacho?
Un minimarket debe emitir guía de despacho cuando traslada mercadería sin emitir factura en el momento, por ejemplo al mover stock entre dos locales propios, al recibir mercadería de un proveedor que la envía con guía y factura después, o al despachar un pedido grande a un cliente antes de facturarlo.
¿La guía de despacho electrónica es obligatoria en Chile?
Sí. Desde 2023 la guía de despacho debe emitirse en formato electrónico para todos los contribuyentes obligados a facturación electrónica. La guía en papel solo se acepta en contingencias autorizadas por el SII, como caídas del sistema.
¿Cuál es la diferencia entre guía de despacho y factura?
La guía de despacho respalda el traslado físico de mercadería, pero no es un documento de cobro ni genera IVA por sí sola. La factura es el documento tributario que sí registra la venta, el IVA y da derecho a crédito fiscal. En muchos casos primero se envía la guía y después, dentro del mismo mes, se emite la factura que la respalda.
¿Qué pasa si trasladan mercadería sin guía de despacho?
El SII puede fiscalizar el transporte de mercadería en ruta y, si no encuentra un documento tributario que respalde el traslado (guía o factura), puede aplicar multas y retener la carga hasta que se regularice la situación.
En resumen
✔️ La guía de despacho respalda el traslado de mercadería, no la venta
✔️ Es obligatoria en formato electrónico desde 2023
✔️ No registra IVA ni da crédito fiscal, a diferencia de la factura
✔️ Debe emitirse antes de que la mercadería salga, no después
✔️ Es habitual recibirla de proveedores grandes que facturan luego
✔️ Para casos particulares de traslados o consignaciones, valida con tu contador