Lección 7 de 8 · Curso de contabilidad básica

Cómo respaldar los gastos del negocio

Un gasto sin respaldo es un gasto que tu contador no puede registrar. Y un gasto personal pagado por el negocio desordena tus números y tus impuestos.

⏱ 6 min
Nivel básico
Gratis, sin registro

Objetivo de la lección

Vas a poder distinguir los gastos del negocio de los personales, saber qué documento pedir en cada caso y mantener un sistema simple para que no se pierda ningún respaldo.

Qué gastos son del negocio

Los que se necesitan para operar: arriendo del local, luz, agua, gas, internet, sueldos y cotizaciones, contador, software, insumos (bolsas, artículos de aseo del local), mantención de equipos, patente. Los gastos de tu casa o personales no son del negocio, aunque los pagues con la plata de la caja: son retiros.

Qué documento pedir

Documento	Respalda el gasto	Da crédito fiscal (IVA)
Factura a nombre del negocio	Sí	Sí
Boleta	Consulta con tu contador	No
Boleta de honorarios	Sí, con la retención que corresponda	No lleva IVA
Sin documento	No	No

Cuando puedas elegir, pide factura a nombre del negocio: respaldas el gasto y recuperas el IVA.

La caja chica

Para gastos menores pagados en efectivo (un repuesto, un flete, útiles de aseo), usa un monto fijo de caja chica. Cada gasto se paga contra su documento, y cuando se acaba la plata, se repone por el total de los documentos. Así siempre cuadra: plata + documentos = monto fijo.

Un sistema simple de orden

Una carpeta (física o digital) por mes, con subcarpetas: compras, gastos, sueldos, banco.
Una foto de cada boleta o factura en papel el mismo día: el papel térmico se borra.
Una sola cuenta bancaria para el negocio.

Contenido informativo. Las obligaciones pueden variar según tu régimen y tu situación: ante dudas, consulta en el SII o con tu contador.

Ejemplo: la caja chica de $50.000

El encargado tiene $50.000 de caja chica. Durante el mes paga un flete de $12.000 (con factura), útiles de aseo por $8.500 (con boleta) y un repuesto de $15.000 (con factura). Quedan $14.500 en efectivo. Al reponer, entrega los tres documentos, que suman $35.500, y recibe esa cantidad: la caja chica vuelve a $50.000.

Paso a paso

Separa gastos del negocio y personales
Los personales son retiros.
Pide factura a nombre del negocio cuando puedas
Sobre todo en gastos grandes.
Crea una caja chica con monto fijo
Y repónla contra documentos.
Fotografía los documentos el mismo día
El papel térmico se borra con el tiempo.
Entrega todo a tu contador cada mes
Ordenado por carpeta.

Errores frecuentes

Pagar gastos personales con la caja. Desordena tus números y puede traer problemas tributarios.
Gastos sin documento. No se pueden respaldar.
Perder boletas de papel. Una foto el mismo día lo evita.

Ejercicio práctico

Tu caja chica es de $40.000. Al final del mes tienes $9.200 en efectivo y documentos por $28.300. ¿Cuadra? ¿Qué falta revisar?

Ver una respuesta guía

9.200 + 28.300 = $37.500. Faltan $2.500: hay un gasto sin documento o un error de vuelto. Revisa con quien la maneja antes de reponer.

Para profundizar

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