Lección 8 de 8 · Curso de contabilidad básica

Qué información necesita tu contador cada mes

Un contador trabaja con la información que le entregas. Si llega completa y a tiempo, tus impuestos salen bien y tus números sirven para decidir.

Objetivo de la lección

Vas a poder preparar cada mes la información que necesita tu contador y saber qué te va a pedir al cierre del año, usando el checklist de esta lección.

Cada mes

  • Compras: el Registro de Compras y Ventas revisado, con las facturas reclamadas a tiempo y las notas de crédito.
  • Ventas: el reporte por medio de pago y la confirmación de que no hay documentos rechazados.
  • Gastos: facturas y boletas del mes, y las boletas de honorarios recibidas.
  • Remuneraciones: días trabajados, horas extra, anticipos, licencias, ingresos y salidas de personal.
  • Banco y deudas: la cartola de la cuenta del negocio, las cuotas pagadas y los créditos nuevos.
  • Retiros del dueño.

Al cierre del año

Además de lo mensual, tu contador te puede pedir el inventario valorizado a costo al cierre del año, el detalle de los equipos que compraste y cualquier préstamo o aporte. Si llevas el inventario al día durante el año (curso de control de inventario), este paso toma horas en vez de días.

Cuándo entregarla

Acuerda una fecha fija con tu contador, por ejemplo los primeros cinco días de cada mes. Así tiene tiempo de revisar antes del plazo del F29.

Ejemplo: de la bolsa de papeles a la carpeta

Antes, Rosa le entregaba a su contador una bolsa con boletas el día 10 y él declaraba con lo que alcanzaba a revisar. Ahora, el día 3 de cada mes le envía una carpeta digital con el checklist completo. El contador detecta a tiempo una factura duplicada de un proveedor y el F29 sale sin rectificaciones.

Paso a paso

  1. Imprime el checklist

    Y pégalo donde guardas los documentos.

  2. Ordena la carpeta del mes

    Compras, gastos, sueldos y banco.

  3. Revisa el RCV antes de enviar

    Lección 5.

  4. Envía en una fecha fija

    Acordada con tu contador.

  5. Pide de vuelta tus números

    Un resumen mensual que puedas leer (lecciones 1 y 3).

Checklist mensual para tu contador

Academia granloop · granloop.com/academia  ·  Mes: ____________   Enviado el: ____________

  • Revisé las facturas de compra del Registro de Compras y Ventas y reclamé a tiempo las que no correspondían
  • Junté las notas de crédito y débito de proveedores del mes
  • Revisé que las boletas y facturas de venta estén recibidas por el SII, sin rechazos pendientes
  • Tengo el reporte de ventas del mes por medio de pago (efectivo, tarjetas, transferencias)
  • Reuní las facturas y boletas de gastos del negocio (arriendo, luz, agua, internet, insumos)
  • Reuní las boletas de honorarios recibidas, si contraté servicios a personas
  • Envié la información de remuneraciones: días trabajados, horas extra, anticipos, licencias, ingresos y salidas
  • Tengo la cartola de la cuenta bancaria del negocio
  • Anoté las cuotas de créditos pagadas y los préstamos nuevos
  • Anoté los retiros que hice como dueño
  • Avisé cualquier cambio: nuevo local, nuevo giro, cambio de dirección o de socios
  • Al cierre del año: preparé el inventario valorizado a costo

Errores frecuentes

  • Entregar todo el día del vencimiento. El contador declara apurado y con información incompleta.
  • No informar los cambios del personal. Ingresos, salidas o licencias mal informados generan errores en las remuneraciones.
  • No pedir un resumen. Pagas por la contabilidad, pero no la usas para decidir.

Ejercicio práctico

Revisa el checklist y marca lo que hoy entregas a tu contador. ¿Qué tres cosas te faltan con más frecuencia?

Ver una respuesta guía

En muchos negocios faltan las notas de crédito de proveedores, los retiros del dueño y los cambios del personal. Si es tu caso, agrégalos a tu rutina de cierre de mes y pídele a tu contador que te avise cuando algo llegue incompleto.

Para profundizar

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