Lección 5 de 7 · Curso de cajero

Boletas, facturas y devoluciones en la caja

Toda venta se documenta. Saber qué documento corresponde y cómo se corrige un error te ahorra problemas con el cliente, con el encargado y con el SII.

Objetivo de la lección

Vas a poder elegir el documento tributario correcto para cada venta, pedir los datos para una factura y saber cómo se corrige un error o una devolución sin emitir documentos de más.

Qué documento emitir

SituaciónDocumento
Consumidor final paga en efectivo o transferenciaBoleta electrónica
Consumidor final paga con tarjetaVoucher válido como boleta o boleta electrónica, según el modelo de emisión que declaró el local al SII
Una empresa o profesional pide facturaFactura electrónica, en lugar de la boleta

No hay monto mínimo: desde 2023 la boleta se emite desde $1. Y si el medio de pago tiene impresora, desde el 1 de mayo de 2025 se debe entregar la representación impresa de la boleta o del voucher.

El voucher válido como boleta

El comprobante de un pago con tarjeta puede valer como boleta si dice "Válido como boleta". Cada negocio declara al SII si en los pagos con tarjeta el voucher reemplaza la boleta o si siempre emite boleta. Pregunta cuál es el modelo de tu local: el error típico es entregar boleta y voucher válido como boleta por la misma venta.

Cuando el cliente pide factura

Pregunta antes de cobrar. Necesitas el RUT, la razón social, el giro y la dirección del cliente, y un correo para enviársela. Si el cliente es frecuente, lo ideal es que sus datos ya estén guardados en el sistema. La factura reemplaza a la boleta: nunca se emiten las dos por la misma venta.

Errores y devoluciones: la nota de crédito

Un documento emitido no se borra. Si la boleta salió con un error o el cliente devuelve un producto, se emite una nota de crédito electrónica que anula o corrige el documento original. En la mayoría de los locales la emite el encargado o requiere su autorización.

¿Cuándo se acepta una devolución?

  • Producto con falla: la Ley del Consumidor da una garantía legal de 6 meses para pedir cambio, reparación o devolución del dinero. En productos perecibles, el plazo es el que indica el envase o, si no lo indica, 7 días.
  • Cambio de opinión en una compra presencial: no hay obligación legal de aceptarlo. Depende de la política del local, que debe ser clara para todos.

Ejemplo: boleta y voucher por la misma venta

En un minimarket que declaró que el voucher reemplaza la boleta, un cajero nuevo emite boleta y además entrega el voucher válido como boleta por una compra de $8.400. La venta quedó documentada dos veces. El encargado lo detecta en el cierre y anula la boleta con una nota de crédito, como indica el SII. Desde ese día, la regla del modelo de emisión está escrita junto a la caja.

Paso a paso

  1. Pregunta: ¿boleta o factura?

    Antes de empezar a registrar.

  2. Para factura, pide los datos completos

    RUT, razón social, giro, dirección y correo.

  3. Emite un solo documento por venta

    Boleta, factura o voucher válido como boleta, según el caso y el modelo del local.

  4. Entrega el comprobante

    Impreso si tienes impresora.

  5. Ante un error, avisa

    Las correcciones se hacen con nota de crédito, siguiendo el procedimiento del local.

Errores frecuentes

  • Emitir boleta y voucher válido como boleta. La venta queda documentada dos veces y hay que anular una con nota de crédito.
  • Facturar con datos incompletos. Una factura con el RUT o la razón social mal escritos puede ser rechazada.
  • Vender sin documento. Toda venta se documenta, aunque sea de $100.
  • Devolver plata sin nota de crédito. El dinero sale de la caja, pero la venta sigue registrada: el cuadre no calza.

Ejercicio práctico

Un cliente compra un hervidor y vuelve a los 3 meses porque dejó de funcionar. Otro cliente vuelve al día siguiente con una caja de galletas cerrada porque "ya no la quiere". ¿Qué corresponde en cada caso?

Ver una respuesta guía

El hervidor está dentro de la garantía legal de 6 meses: el cliente puede elegir cambio, reparación o devolución del dinero, y la devolución se respalda con nota de crédito. Las galletas son un cambio de opinión en una compra presencial: no hay obligación legal, así que depende de la política del local.

Para profundizar

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