Lección 6 de 7 · Curso de cajero

Cómo hacer el arqueo y el cierre de caja

El cierre es el momento en que se comprueba que todo lo vendido está en la caja. Un arqueo ordenado convierte el "siempre falta un poco" en un número que se puede explicar.

Objetivo de la lección

Vas a poder hacer el arqueo y el cierre de una caja: contar el efectivo, calcular el efectivo esperado, encontrar la diferencia y conciliar tarjetas y transferencias.

Arqueo y cierre

El arqueo es contar el dinero de la caja y compararlo con lo que debería haber. Se hace siempre al cierre y, de vez en cuando, por sorpresa durante el día. El cierre es el procedimiento completo de fin de turno: arqueo, conciliación de los demás medios de pago y entrega del dinero.

Efectivo esperado = Fondo inicial + Ventas en efectivo − Retiros − Gastos pagados de cajaDiferencia = Efectivo contado − Efectivo esperado. Si es cero, la caja cuadra; si es positiva, sobra; si es negativa, falta.

Las tarjetas y transferencias se cuadran aparte

El arqueo es solo del efectivo. Las ventas con tarjeta se comparan con el cierre del terminal o el reporte de la procesadora, y las transferencias con los abonos en la cuenta del negocio. Si el sistema dice $310.000 en débito y el terminal dice $302.000, probablemente una venta con tarjeta quedó registrada como efectivo, o al revés.

Retiros durante el día

Acumular mucho efectivo en la caja es un riesgo. Por eso el encargado hace retiros durante el día: se cuenta el monto delante del cajero, se registra en el sistema y se firma un comprobante. Ese retiro se descuenta en el efectivo esperado.

Qué hacer con una diferencia

Anótala tal como es. No se pone plata propia ni se saca la que sobra "para que cuadre": eso esconde el problema. Revisa las causas más comunes: vueltos mal dados, ventas con el medio de pago equivocado, retiros o gastos sin registrar, y ventas no registradas. Si se repite con la misma persona o el mismo turno, el encargado tiene que investigar.

Ejemplo: un cierre con faltante

  • Fondo inicial: $50.000
  • Ventas en efectivo según el sistema: $640.000
  • Retiro de las 15:00: $300.000
  • Gasto pagado de caja (compra de bolsas, con boleta): $20.000

Efectivo esperado = 50.000 + 640.000 − 300.000 − 20.000 = $370.000. Al contar hay $362.000: faltan $8.000.

Al revisar, el sistema muestra una venta de $8.000 registrada como efectivo que en realidad se pagó con débito: el terminal tiene $8.000 más que el sistema. La diferencia queda explicada y se corrige el medio de pago con el encargado.

Paso a paso

  1. Cierra las ventas

    Sin ventas abiertas ni en espera. Saca el reporte de cierre del sistema.

  2. Cierra el terminal de tarjetas

    Y guarda el comprobante del cierre.

  3. Cuenta el efectivo por denominación

    Dos veces, o con un testigo. Usa la calculadora o la planilla.

  4. Calcula el efectivo esperado y la diferencia

    Fondo + ventas en efectivo − retiros − gastos.

  5. Concilia tarjetas y transferencias

    Sistema contra terminal y contra la cuenta del banco.

  6. Separa el fondo, entrega y firma

    El fondo queda para mañana; el resto se entrega al encargado con la planilla firmada.

Calculadora de arqueo

Ingresa cuántos billetes y monedas de cada valor hay en la caja y los datos del día. Nada se envía ni se guarda: todo se calcula en tu navegador.

Efectivo contado$0
Efectivo esperado$0
Diferencia$0

Checklist de cierre de caja

Academia granloop · granloop.com/academia  ·  Fecha: ____________   Caja: ______   Cajero/a: ____________________

  • Terminé de atender y no quedan ventas en espera ni abiertas en el sistema
  • Saqué el reporte de cierre del punto de venta con las ventas por medio de pago
  • Hice el cierre del terminal de tarjetas y guardé el comprobante
  • Conté el efectivo por billetes y monedas, dos veces o con un testigo
  • Separé el fondo de caja para el día siguiente
  • Sumé los retiros y los gastos pagados de caja, con su comprobante
  • Calculé el efectivo esperado: fondo + ventas en efectivo − retiros − gastos
  • Anoté la diferencia (cuadra, sobrante o faltante) sin poner ni sacar plata para que cuadre
  • Comparé tarjetas del sistema con el cierre del terminal
  • Revisé que las transferencias del día estén en la cuenta del negocio
  • Revisé que no haya boletas o facturas pendientes de envío o rechazadas
  • Guardé el efectivo para depositar en el lugar acordado y firmé la planilla
  • Informé al encargado cualquier diferencia, anulación o devolución del día

Firma cajero/a: ______________________    Firma encargado/a: ______________________

XLSX

Planilla de cierre de caja

Conteo por billetes y monedas, efectivo esperado, diferencia, conciliación de tarjetas y transferencias, y un registro mensual. Funciona en Excel y en Google Sheets.

Descargar planilla (.xlsx)

Errores frecuentes

  • Cuadrar poniendo o sacando plata. La diferencia desaparece del papel, pero el problema sigue.
  • Mezclar tarjetas con efectivo en el arqueo. El arqueo es solo del efectivo; lo demás se concilia aparte.
  • Olvidar retiros o gastos. Un retiro sin registrar aparece como faltante.
  • Cerrar sin el reporte del sistema. Sin el número esperado, el conteo no sirve para saber si la caja cuadra.

Ejercicio práctico

Fondo $40.000. Ventas en efectivo $512.300. Un retiro de $250.000 y un pago al repartidor del pan de $18.000 con su boleta. Al contar hay $284.500. ¿Cuadra la caja?

Ver una respuesta guía

Esperado = 40.000 + 512.300 − 250.000 − 18.000 = $284.300. Contado $284.500: hay un sobrante de $200. También se anota y se informa: un sobrante suele ser un vuelto de menos a un cliente o una venta cobrada y no registrada.

Para profundizar

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