Lección 2 de 6 · Curso de recepción de mercadería

Cómo comparar lo recibido con la orden de compra

Sin un registro de lo que pediste, no puedes saber si lo que llegó es lo correcto. La orden de compra es ese registro.

Objetivo de la lección

Vas a poder usar una orden de compra para comparar, línea por línea, lo que pediste con lo que factura el proveedor y lo que realmente llegó.

Qué es una orden de compra

Una orden de compra (OC) es el documento donde registras qué le pediste a un proveedor: productos, cantidades, precios acordados y fecha de entrega. Puede ser un documento formal enviado al proveedor o, en un almacén chico, una lista guardada con fecha. Lo importante es que exista antes de que llegue la mercadería.

Las tres columnas de la recepción

Lo que pediste (OC)Lo que dice el documentoLo que llegó
Cantidades y precios acordadosCantidades y precios facturadosCantidades contadas en la puerta

Si las tres coinciden, recibes. Si no, cada diferencia tiene un camino distinto (lección 5). La comparación OC contra factura detecta lo que el conteo no ve: precios distintos a los acordados y productos que nunca pediste.

Preventa y venta directa en el camión

Muchos distribuidores trabajan con preventa: un vendedor toma el pedido y otro día llega el camión. En ese caso, tu OC es lo que acordaste con el vendedor. Otros venden directo desde el camión: ahí la OC la armas tú antes de que llegue, con lo que necesitas según tu stock, para no comprar por impulso.

Productos sustitutos

Si el proveedor no tenía un producto y mandó otro "parecido", es una decisión tuya aceptarlo. Revisa el precio y si de verdad lo vendes: un sustituto aceptado sin mirar puede convertirse en stock muerto.

Ejemplo: OC contra factura

ProductoOCFacturaLlegóQué pasa
Fideos spaghetti 400 g48 × $56048 × $56048Correcto
Salsa de tomate 200 g36 × $31036 × $34036Precio $30 más alto que lo acordado
Aceite 1 L24 × $1.89024 × $1.89018Faltan 6
Ketchup 500 g—12 × $1.15012No pedido

Sin la OC, solo se habría notado el aceite faltante. La salsa cobrada $1.080 más ($30 × 36) y el ketchup no pedido habrían pasado como compras normales.

Paso a paso

  1. Registra cada pedido

    Productos, cantidades, precios acordados y fecha, en tu sistema o en una planilla.

  2. Imprime o abre la OC al recibir

    Junto a la factura o guía.

  3. Compara línea por línea

    Producto, cantidad y precio unitario.

  4. Marca las diferencias

    Faltantes, sobrantes, precios distintos y productos no pedidos.

  5. Decide qué hacer con cada una

    Recibir, devolver o reclamar (lección 5).

Errores frecuentes

  • Pedir de palabra y no anotar. Sin registro, no hay con qué comparar.
  • Mirar solo el total de la factura. Un total parecido puede esconder un precio más alto y una cantidad más baja.
  • Aceptar productos no pedidos. Hoy parecen una oportunidad; mañana son stock que no rota.

Ejercicio práctico

Acordaste 60 latas de atún a $890 netos. La factura dice 60 latas a $940 y llegaron 60. ¿Cuánto pagarías de más si no comparas con la OC? ¿Qué haces?

Ver una respuesta guía

Pagarías (940 − 890) × 60 = $3.000 netos de más en una sola compra. Reclamas al vendedor con la OC como respaldo y pides que corrija la factura o emita una nota de crédito por la diferencia.

Para profundizar

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