Lección 5 de 6 · Curso de recepción de mercadería

Cómo gestionar faltantes, sobrantes y productos dañados

Detectar una diferencia sirve solo si la resuelves. Cada tipo de diferencia tiene su camino, y casi todos terminan en un documento: una nota de crédito o un reclamo en el SII.

⏱ 6 min
Nivel básico
Gratis, sin registro

Objetivo de la lección

Vas a poder resolver cada tipo de diferencia de recepción con el proveedor, sabiendo cuándo pedir una nota de crédito y cuándo reclamar la factura en el SII.

Qué hacer con cada diferencia

Situación	En la puerta	Después
Faltante	Anotar producto y cantidad en el documento, con firma del transportista si es posible	Avisar al proveedor; reclamar la factura en el SII dentro de 8 días o pedir nota de crédito
Sobrante	Anotarlo igual	Avisar y acordar si se devuelve o se factura
Dañado o vencido	Separarlo, foto y registro	Pedir cambio o nota de crédito; no ingresarlo como stock vendible
Precio distinto	Se detecta al comparar con la OC	Reclamar al vendedor; nota de crédito por la diferencia o reclamo de la factura
Producto no pedido	Decidir si se recibe	Si no se recibe, devolverlo y pedir que no se facture o nota de crédito

La nota de crédito

La nota de crédito es un documento tributario que emite el proveedor para rebajar, total o parcialmente, una factura. Corrige el monto que debes pagar y también tu IVA crédito fiscal. Revisa que haga referencia a la factura original y que el monto sea el acordado.

Reclamar la factura en el SII

Si la factura no corresponde (por ejemplo, cobra mercadería que no llegó) y el proveedor no la corrige, puedes reclamarla en el SII dentro de los 8 días corridos desde su recepción. Pasado ese plazo, se entiende aceptada.

Mientras tanto, sepáralo

Los productos que vas a devolver se guardan aparte, rotulados, fuera del stock vendible y fuera de tu inventario. Si se mezclan, se venden o se pierden, y la devolución ya no es posible.

Ejemplo: un faltante y un dañado en la misma entrega

En una entrega de lácteos faltan 12 yogures y llegan 6 leches con el envase hinchado. Marta anota ambas cosas en la guía con foto, separa las leches en una caja rotulada "Devolución proveedor" y avisa al vendedor por WhatsApp el mismo día. El proveedor emite una nota de crédito por los 12 yogures y las 6 leches, que retira en la visita siguiente. En el inventario, Marta solo ingresó lo que llegó en buen estado.

Paso a paso

Registra la diferencia en la puerta
Producto, cantidad, motivo y foto.
Separa lo que se devuelve
Rotulado, fuera del stock vendible.
Avisa al proveedor el mismo día
Por escrito, para que quede registro.
Acuerda la solución
Reposición, nota de crédito o reclamo de la factura.
Haz seguimiento
Revisa que la nota de crédito llegue y descuéntala del pago.

Errores frecuentes

Reclamar de palabra. Sin registro escrito, la conversación se vuelve "tu palabra contra la mía".
Dejar pasar los 8 días. La factura queda aceptada aunque cobre mercadería que no llegó.
Ingresar lo dañado al inventario. Aparece como stock vendible que no se puede vender.
Quedarse con el sobrante sin avisar. Puede llegar cobrado después, o descontado a otro cliente del proveedor.

Ejercicio práctico

Recibes la factura el lunes 3. El viernes 7 te das cuenta de que faltaban 2 cajas que no anotaste en la guía. El proveedor no responde. ¿Hasta qué día puedes reclamar la factura en el SII? ¿Qué te faltó hacer en la puerta?

Ver una respuesta guía

Los 8 días corridos se cuentan desde la recepción: si la recibiste el lunes 3, el plazo llega hasta el martes 11. En la puerta faltó contar los bultos y anotar el faltante en la guía antes de firmar: sin ese registro, tu reclamo tiene mucho menos respaldo.

Para profundizar

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