Lección 4 de 6 · Curso de recepción de mercadería

Cómo registrar las cantidades y los costos de una compra

Lo que registras al recibir define dos números que usas todos los días: cuánto stock tienes y cuánto te costó cada producto. Si cualquiera de los dos queda mal, tus márgenes también.

Objetivo de la lección

Vas a poder registrar una compra en tu inventario con las cantidades realmente recibidas, en la unidad de venta, y con el costo unitario neto correcto.

La regla de oro: entra lo que llegó

Al inventario entra lo que contaste, no lo que dice la factura. Si la factura dice 10 y llegaron 9, registras 9 y reclamas 1. Registrar 10 "para que cuadre con la factura" crea una unidad fantasma que después aparece como pérdida inexplicable.

De cajas a unidades de venta

Los proveedores facturan en cajas, packs o displays; tú vendes por unidad. Al registrar, convierte:

Unidades = Cajas × Unidades por cajaCosto unitario neto = Precio neto de la caja ÷ Unidades por caja

El costo correcto incluye los descuentos

Si el proveedor te hizo un descuento en la factura, el costo real es el precio con descuento. Si te regaló unidades (por ejemplo, "11 + 1"), el costo se reparte entre todas:

Costo unitario = Monto neto pagado por el producto ÷ Total de unidades recibidas

El costo siempre se registra neto, sin IVA, porque el IVA de tus compras lo recuperas como crédito fiscal. Si la factura trae impuestos adicionales, consulta con tu contador cómo considerarlos en el costo.

Fechas de vencimiento

Si tu planilla o sistema lo permite, registra la fecha de vencimiento de los perecibles al recibir. Así puedes ordenar la estantería con lo que vence primero adelante y recibir alertas antes de que se pierda.

Ejemplo: cervezas con descuento

Llegan 5 cajas de 24 latas. La factura dice $13.200 netos por caja con 5% de descuento.

  • Unidades = 5 × 24 = 120 latas
  • Precio con descuento = 13.200 × 0,95 = $12.540 por caja
  • Costo unitario neto = 12.540 ÷ 24 = $522,5 por lata

Si se registrara el precio sin descuento ($550 por lata), el margen calculado saldría más bajo de lo real y quizás subirías el precio sin necesidad.

Paso a paso

  1. Usa las cantidades contadas

    Las del conteo en la puerta, no las de la factura.

  2. Convierte a la unidad de venta

    Cajas × unidades por caja.

  3. Calcula el costo unitario neto

    Con descuentos y unidades de regalo incluidas.

  4. Registra vencimientos de perecibles

    Para ordenar por fecha y anticipar mermas.

  5. Guarda la referencia del documento

    Número de factura o guía en cada ingreso.

Errores frecuentes

  • Registrar lo facturado y no lo recibido. Crea stock que no existe.
  • Registrar el costo de la caja como costo unitario. El margen de ese producto sale absurdo y los reportes no sirven.
  • Incluir el IVA en el costo. El costo queda inflado y el margen calculado, más bajo de lo real.
  • Ignorar las unidades de regalo. El costo unitario real es menor de lo que registras.

Ejercicio práctico

Compras 4 displays de 12 chocolates a $7.200 netos cada uno y el proveedor agrega 4 chocolates de regalo, que no cobra en la factura. ¿Cuántas unidades registras y cuál es el costo unitario?

Ver una respuesta guía

Unidades = 4 × 12 + 4 = 52 chocolates. Pagaste 4 × 7.200 = $28.800 netos. Costo unitario = 28.800 ÷ 52 = $553,8 por chocolate (sin el regalo serían $600).

Para profundizar

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