⚡ En una frase: la orden de compra es tu versión del pedido ("esto pedí, a este precio"); la factura es la versión del proveedor ("esto te cobro"). Cuando las dos dicen lo mismo, la compra estuvo bien. Cuando difieren, alguien tiene que corregir — y sin orden de compra, no puedes demostrar quién.
¿Y si la factura no calza con lo que pediste?
GranLoop compara la orden de compra contra la factura del SII y te marca las diferencias.
¿Cuál es la diferencia entre una orden de compra y una factura?
Ambos documentos describen la misma compra, pero cumplen roles opuestos. La orden de compra (OC) nace en tu negocio, antes de que el proveedor despache nada; la factura nace donde el proveedor, cuando la venta ya está hecha. Esta tabla resume las diferencias:
| Orden de compra | Factura | |
|---|---|---|
| Quién la emite | Tú (el comprador) | El proveedor (el vendedor) |
| Cuándo se emite | Antes de la entrega | Con la venta o la entrega |
| Qué registra | Lo que decidiste comprar | Lo que te están cobrando |
| Valor tributario | No — documento comercial interno | Sí — afecta IVA y contabilidad |
| Cómo se corrige | La ajustas antes de enviarla | Solo con nota de crédito o débito |
| Para qué la usas | Pedir con claridad y controlar después | Pagar, respaldar el IVA y contabilizar |
Hay un tercer documento en el ciclo que conviene ubicar: la guía de despacho, que emite el proveedor para respaldar el traslado de la mercadería. En una compra bien documentada, los tres cuentan la misma historia: la OC dice lo que pediste, la guía lo que se despachó y la factura lo que se cobra. El detalle de cómo llegan las facturas de tus proveedores está en la guía de cómo recibir facturas del SII.
¿Por qué necesitas los dos documentos?
Porque la factura, por sí sola, no se puede verificar. Si el único registro de la compra es el documento que emite el proveedor, entonces la única versión de los hechos disponible es la del proveedor: la factura dice 24 y tú "creías" haber pedido 12, pero no hay contra qué demostrarlo. En un minimarket que recibe entregas varias veces por semana, ese vacío se paga en errores que nadie detecta.
La orden de compra existe para darle a la factura un punto de comparación. No es un requisito legal — es tu contraparte del trato. Para entender cómo se construye (revisando primero stock, ventas y costos), parte por la guía general sobre para qué sirve una orden de compra.
Sin orden de compra, revisar la factura es preguntarle al proveedor si el proveedor se equivocó. Con orden de compra, es comparar dos documentos y ver cuál tiene la razón.
— Javier Torres, Fundador de GranLoopCómo comparar una orden de compra con una factura, paso a paso
El cotejo — o "matching", como le llaman los sistemas — es un proceso de cuatro pasos que toma minutos cuando ambos documentos existen:
Asocia la factura a su orden de compra
Identifica a qué OC corresponde la factura que llegó: número de orden, proveedor y fecha. Si no existe una orden asociada, esa es la primera alerta — hay mercadería facturada que nadie registró haber pedido (qué hacer en ese caso está en cómo evitar pedidos duplicados).
Coteja línea por línea
Producto solicitado vs. facturado, cantidad solicitada vs. facturada, costo acordado vs. costo cobrado. Cierra con el total de la factura contra el total estimado de la orden: si los totales difieren, alguna línea lo explica.
Marca las diferencias
Cada discrepancia cae en una de cuatro categorías: producto no solicitado, cantidad diferente, producto faltante o costo distinto al acordado. Anótalas con los datos de ambos documentos a la vista.
Resuelve antes de pagar y actualiza el inventario
Contacta al proveedor para corregir — normalmente con una nota de crédito — o reclama la factura en el SII dentro de los 8 días corridos. Al inventario entra lo que realmente llegó, con su costo real.
Ejemplo real: una factura con tres problemas
Así se ve el cotejo de una entrega típica de botillería y almacén. La orden de compra pedía cuatro productos; la factura llegó con estas líneas:
| Producto | OC | Factura | Costo OC | Costo factura | Estado |
|---|---|---|---|---|---|
| Cerveza lata 470 cc | 48 | 48 | $890 | $890 | ✓ Correcto |
| Leche entera 1 L | 24 | 24 | $850 | $920 | ⚠ Precio diferente (+8,2%) |
| Papel higiénico ×4 | 12 | 10 | $1.450 | $1.450 | ⚠ Faltan 2 |
| Snack papas 180 g | 0 | 12 | — | $1.190 | ⚠ No solicitado |
De cuatro líneas, tres necesitan acción — y ninguna se habría notado pagando la factura "al bulto":
- La leche subió $70 por unidad. Nadie avisó. Son $1.680 extra en esta factura, y si el precio de venta no se ajusta, el alza sale del margen todos los meses.
- Faltan 2 packs de papel higiénico que vienen cobrados. Si el inventario se actualiza con la factura y no con lo recibido, quedan 2 unidades fantasma en el sistema.
- Llegaron 12 bolsas de papas que no estaban en la orden. Puede ser un error de picking o una confusión con otro cliente — pero sin OC, se habrían recibido y pagado sin preguntas.
El momento ideal para detectar las diferencias físicas (faltantes, productos cambiados, mercadería dañada) es al momento de la recepción, con el transportista todavía en la puerta. Las diferencias de precio, en cambio, solo aparecen en este cotejo documento contra documento — por eso los dos controles se complementan.
Qué hacer con cada diferencia
| Diferencia | Qué hacer |
|---|---|
| Costo mayor al acordado | Avisar al proveedor antes de pagar; pedir corrección o nota de crédito. Si el alza es definitiva, revisar el precio de venta. |
| Producto faltante | Registrarlo en la recepción; acordar reposición o nota de crédito por la diferencia. |
| Producto no solicitado | No ingresarlo al stock vendible hasta aclarar; acordar retiro o devolución con el proveedor. |
| Cantidad mayor a la pedida | Avisar igual: hoy parece regalo, mañana puede llegar cobrado o descontado a otro cliente. |
| La factura no corresponde en absoluto | Reclamarla en el SII dentro de 8 días corridos desde la recepción; pasado el plazo se entiende aceptada. |
Cómo se simplifica esto con una gestión integrada
Hacer este cotejo a mano, factura por factura, es la razón por la que la mayoría de los negocios no lo hace. La buena noticia es que la mitad del trabajo ya está digitalizada: cada factura electrónica de tus proveedores llega al SII con el detalle completo de productos, cantidades y precios, y GranLoop la lee automáticamente para convertirla en entrada de inventario, registrando además el costo real de cada compra.
Con el historial de costos alimentado por las facturas reales, el alza de la leche del ejemplo no depende de tu memoria: la diferencia contra la compra anterior queda a la vista de inmediato (el método completo está en cómo detectar alzas de precio de tus proveedores). Y con tus pedidos registrados como órdenes de compra, el cotejo deja de ser un trabajo de escritorio y pasa a ser parte natural de recibir mercadería: pediste, llegó, comparaste, listo.
✦ Cómo lo resuelve GranLoop
Con GranLoop, las facturas de tus proveedores entran solas desde el SII con productos, cantidades y costos — la base para controlar lo que pediste antes de pagar lo que recibiste. Desde UF 1 + IVA al mes.
- ✅ Facturas del SII leídas automáticamente, línea por línea
- ✅ Costo real de cada producto registrado en cada compra
- ✅ Alzas de precio detectadas al comparar compra contra compra
- ✅ Inventario actualizado al confirmar cada recepción
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre una orden de compra y una factura?
La orden de compra la emite el comprador antes de la entrega y registra lo que decidió comprar: productos, cantidades y costos acordados. La factura la emite el proveedor y es el documento tributario que respalda el cobro: dice lo que te están cobrando. La orden de compra no tiene valor tributario, pero es tu evidencia de lo acordado; la factura afecta IVA y contabilidad. Por eso conviene compararlas antes de aceptar la compra.
¿La orden de compra tiene valor tributario en Chile?
No. La orden de compra es un documento comercial interno: el SII no la exige ni la regula, y no afecta el IVA ni la contabilidad. Los documentos tributarios de la compra son la factura y, como respaldo del traslado, la guía de despacho. El valor de la orden de compra es comercial: deja registro verificable de lo acordado con el proveedor, y ante una discrepancia es tu evidencia para pedir la corrección.
¿Se puede recibir mercadería solo con la factura, sin orden de compra?
Se puede, y es lo que hace la mayoría de los negocios chicos, pero se pierde la referencia de control: la factura solo puede compararse consigo misma. Si recibes contra la factura, verificas que llegó lo que te están cobrando; si recibes contra la orden de compra, verificas que llegó lo que pediste, al precio que acordaste. La diferencia importa justamente cuando la factura viene con errores.
¿Qué hago si la factura llega con un costo distinto al de la orden de compra?
Registra la diferencia y contáctate con el proveedor antes de pagar: si el nuevo costo no fue acordado, corresponde pedir la corrección o una nota de crédito por la diferencia. Si el alza es real y llegó para quedarse, revisa de inmediato tu precio de venta para proteger el margen. En paralelo, recuerda que puedes reclamar la factura electrónica en el SII dentro de los 8 días corridos desde su recepción.
¿Cuánto plazo hay para reclamar una factura electrónica en el SII?
Ocho días corridos desde la recepción del documento. Si dentro de ese plazo no reclamas la factura electrónica en el SII, se entiende aceptada (aceptación tácita), incluso si nunca la revisaste. Por eso conviene cotejar la factura contra la orden de compra apenas llega, y no cuando toca pagarla.
En resumen
✔️ La orden de compra la emites tú antes de la entrega: registra lo que decidiste comprar
✔️ La factura la emite el proveedor: es el documento tributario que respalda el cobro
✔️ La OC no tiene valor tributario, pero es tu evidencia de lo acordado
✔️ El cotejo línea por línea destapa 4 diferencias: no solicitados, cantidades, faltantes y costos
✔️ Las diferencias se corrigen con el proveedor (nota de crédito) o reclamando en el SII dentro de 8 días
✔️ Con las facturas entrando solas desde el SII, el cotejo pasa de trabajo de escritorio a rutina de minutos