Lección 5 de 8 · Curso de control de inventario

Cómo llevar el inventario en una planilla Excel

Una planilla bien armada es la forma más barata de empezar a controlar el inventario. En esta lección usamos la plantilla gratuita de la academia, hoja por hoja.

Objetivo de la lección

Vas a poder cargar tus productos en la plantilla, registrar ingresos y salidas, entender las fórmulas de stock, margen y alerta, y mantenerla al día con una rutina simple.

Cómo está armada la plantilla

HojaQué haces ahí
ProductosCargas el maestro: código, nombre, categoría, proveedor, costo neto, precio, stock mínimo y stock inicial. El resto se calcula solo.
IngresosRegistras cada compra: fecha, factura, proveedor, código, cantidad recibida, costo y vencimiento.
SalidasRegistras ventas, mermas, consumo interno y devoluciones a proveedor.
ConteoAnotas lo que cuentas y la planilla te muestra la diferencia con el stock teórico y cuánta plata representa.
ResumenVes el valor del inventario, los productos a reponer, las mermas, la rotación y los días de inventario del período.

Las fórmulas que hacen el trabajo

No necesitas escribirlas: ya están en la plantilla. Pero entenderlas te permite confiar en el resultado y adaptarla.

Stock actual = Stock inicial + Ingresos − SalidasLos ingresos y las salidas se suman por código con SUMAR.SI.CONJUNTO (SUMIFS en Excel en inglés).
Margen bruto % = (Precio de venta ÷ 1,19 − Costo neto) ÷ (Precio de venta ÷ 1,19)El precio al público incluye IVA; por eso se divide por 1,19 antes de compararlo con el costo neto.
Estado = SI(Stock actual ≤ Stock mínimo; "REPONER"; "OK")Los productos en "REPONER" se marcan en rojo para armar el pedido.

La rutina que la mantiene viva

  • Cada vez que llega mercadería: registra el ingreso con lo que realmente llegó.
  • Cada día: registra las ventas por producto desde el reporte de tu caja, o al menos las de los productos más importantes.
  • Cada semana: cuenta una categoría en la hoja Conteo y ajusta las diferencias. Revisa los productos en "REPONER" antes de hacer pedidos.
  • Cada mes: revisa el resumen y copia el archivo con la fecha, para tener un respaldo.

Una planilla tiene límites: depende de que alguien digite cada movimiento, la usa bien una persona a la vez y no se conecta con la caja ni con las facturas. Cuando esa digitación se vuelve imposible de sostener, es momento de pensar en un sistema (lo vemos en la lección 8).

Ejemplo: una semana con la plantilla

El lunes, Paula carga 120 productos en la hoja Productos con el stock que contó el domingo. El miércoles llega el proveedor de bebidas: registra la factura en Ingresos, con 48 bebidas de 1,5 L recibidas aunque la factura decía 50, y anota la diferencia para reclamarla.

Cada noche copia las ventas por producto del reporte de la caja en Salidas. El sábado, la hoja Productos le muestra 9 productos en "REPONER". Con esa lista arma el pedido del lunes, en vez de recorrer la bodega anotando a mano.

Paso a paso

  1. Descarga la plantilla y borra los ejemplos

    Las filas de ejemplo están marcadas. Bórralas en Productos, Ingresos y Salidas.

  2. Carga tu maestro de productos

    Parte por tus 50 a 100 productos más vendidos; puedes sumar el resto después.

  3. Ingresa el stock inicial

    Usa las cantidades de tu último conteo (lección 2).

  4. Define un stock mínimo por producto

    Una regla simple: lo que vendes entre un pedido y el siguiente, más un margen de seguridad.

  5. Registra movimientos todos los días

    Ingresos al recibir y salidas al cierre.

  6. Revisa el resumen cada semana

    Productos a reponer, mermas y valor del inventario.

XLSX

Plantilla de inventario para minimarket

Funciona en Excel y en Google Sheets. Trae productos de ejemplo que puedes borrar. Descarga directa, sin registro.

Descargar plantilla (.xlsx)

Errores frecuentes

  • Escribir sobre las fórmulas. Si escribes un número en "Stock actual", la fórmula se pierde y la planilla deja de calcular.
  • Usar nombres distintos al maestro. La plantilla suma por código: un código mal escrito no suma en ningún producto.
  • Ingresar el precio sin IVA en la columna de precio de venta. La columna espera el precio al público, con IVA. Si no, el margen sale más bajo de lo real.
  • No respaldar. Un archivo dañado o borrado se lleva meses de registros. Guarda una copia por mes.

Ejercicio práctico

Un paquete de galletas te cuesta $950 netos y lo vendes a $1.490 con IVA. ¿Cuál es su margen bruto? ¿Qué margen obtendrías si olvidaras sacar el IVA del precio?

Ver una respuesta guía

Precio neto = 1.490 ÷ 1,19 = $1.252. Margen = (1.252 − 950) ÷ 1.252 = 24,1%. Si no sacas el IVA: (1.490 − 950) ÷ 1.490 = 36,2%. Ese 36% es engañoso: incluye 19 puntos de IVA que le pagas al fisco, no margen tuyo.

Para profundizar

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