Lección 6 de 8 · Curso de control de inventario

Cómo detectar diferencias y mermas en el inventario

Ningún inventario cuadra solo. Lo que distingue a un negocio ordenado es que encuentra sus diferencias rápido, sabe por qué ocurrieron y las corrige.

⏱ 6 min
Nivel básico a intermedio
Gratis, sin registro

Objetivo de la lección

Vas a poder organizar conteos cíclicos, calcular la diferencia de cada producto en unidades y en pesos, medir tu merma y seguir un procedimiento para encontrar la causa.

Diferencia y merma no son lo mismo

Diferencia de inventario: stock físico − stock teórico. Puede ser negativa (falta) o positiva (sobra).
Merma: mercadería que se pierde y ya no se puede vender: vencimientos, daños, robos, errores de pesaje. La merma conocida se registra como salida; la desconocida aparece como diferencia en el conteo.

Por qué aparecen diferencias

Causa	Cómo se ve
Errores de recepción	Faltantes en productos que llegaron hace poco
Ventas con otro código	Un producto sobra y uno parecido falta en la misma cantidad
Mermas no registradas	Faltantes en perecibles: lácteos, pan, fiambre, frutas
Robo externo	Faltantes en productos chicos y caros cerca de la salida
Robo interno	Faltantes repetidos en los mismos productos o turnos
Errores de conteo	Diferencias que desaparecen al recontar

Conteos cíclicos en vez de un gran inventario

En vez de contar todo una vez al año, cuenta un grupo de productos cada semana. Prioriza los de mayor valor o mayor venta (cigarrillos, licores, cervezas, café, carnes) y cuéntalos más seguido; el resto puede rotar mes a mes. Así encuentras las diferencias cuando todavía es fácil saber qué pasó.

Diferencia valorizada = (Stock físico − Stock teórico) × Costo neto

Merma % del período = Valor de la merma ÷ Ventas netas del período × 100Calcúlala todos los meses con la misma fórmula: lo útil es ver si sube o baja.

Ejemplo: conteo cíclico del viernes

Producto	Teórico	Físico	Diferencia	Costo neto	En pesos
Cerveza lata 470 cc	96	90	−6	$620	−$3.720
Cigarrillos (cajetilla)	40	38	−2	$4.300	−$8.600
Café instantáneo 170 g	12	13	+1	$3.900	+$3.900
Total					−$8.420

Al revisar las ventas del café, el encargado ve que el martes se vendió uno de 170 g con el código del de 100 g. La diferencia del café queda explicada. La de cigarrillos se repite por tercera semana en el turno de la tarde: hay que mirarla con más detalle.

Paso a paso

Arma tu calendario de conteos
Productos de alto valor cada semana; el resto, por categoría, una vez al mes.
Cuenta con el sistema "congelado"
Anota la hora del conteo y no registres ventas de esos productos mientras cuentas.
Calcula la diferencia en unidades y en pesos
Ordena de mayor a menor diferencia en pesos: por ahí se empieza.
Recuenta antes de concluir
Muchas diferencias son errores de conteo.
Busca la causa
Revisa recepciones recientes, ventas de productos parecidos, mermas no anotadas y turnos.
Registra el ajuste con su motivo
El stock teórico se corrige al físico, dejando escrito por qué.

Errores frecuentes

Ajustar sin investigar. Corregir el número sin buscar la causa garantiza que la diferencia vuelva.
Mirar solo unidades. Faltan 10 chicles y 2 botellas de pisco: en pesos, el problema es el pisco.
Contar siempre los mismos productos. Si nunca cuentas una categoría, sus diferencias crecen sin que nadie lo note.
Culpar al equipo sin datos. Antes de hablar de robo, descarta errores de registro y de recepción.

Ejercicio práctico

En octubre vendiste $12.000.000 netos. Registraste mermas por vencimiento de $96.000 y, en los conteos, faltantes por $84.000. ¿Cuál fue tu merma total del mes en pesos y en porcentaje de las ventas?

Ver una respuesta guía

Merma total = 96.000 + 84.000 = $180.000. Porcentaje = 180.000 ÷ 12.000.000 × 100 = 1,5% de las ventas. Lo importante es separar las dos partes: la merma conocida (vencimientos) se ataca con rotación y control de fechas; la desconocida (faltantes), con recepción, conteos y control de caja.

Para profundizar

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