Lección 3 de 8 · Curso de control de inventario

Cómo identificar y organizar los productos de tu minimarket

Un inventario ordenado empieza por algo simple: que cada producto tenga un solo código y un solo nombre. Si un mismo producto existe dos veces, el stock nunca va a cuadrar.

⏱ 6 min
Nivel básico a intermedio
Gratis, sin registro

Objetivo de la lección

Vas a poder armar un maestro de productos limpio: con código, nombre estándar, categoría, unidad de venta y proveedor, sin duplicados.

El maestro de productos

El maestro de productos es la lista de todo lo que vendes, con los datos que no cambian en cada venta. Es la base de cualquier planilla o sistema. Los datos mínimos son:

Dato	Para qué sirve
Código de barras	Identificar el producto al escanearlo. Viene impreso por el fabricante.
Código interno	Identificar productos sin código de barras: pan, granel, verduras, preparados.
Nombre estándar	Encontrarlo rápido y no crearlo dos veces.
Categoría	Agrupar para analizar ventas, márgenes y rotación.
Unidad de venta	Saber si se cuenta en unidades, packs o kilos.
Proveedor principal	Saber a quién se le compra y comparar costos.
Costo y precio	Calcular el margen y valorizar el inventario.

Un nombre con la misma estructura

Usa siempre el mismo orden: tipo de producto + marca + variante + formato. Por ejemplo, "Leche entera Colun 1 L" o "Bebida cola Coca-Cola 1,5 L desechable". Así, al buscar "leche" aparecen todas juntas y se nota si alguien intenta crear una que ya existe.

Códigos internos para lo que no tiene código

A los productos sin código de barras asígnales un código interno corto y correlativo (por ejemplo, 1001 para marraqueta, 1002 para hallulla). Si los vendes por peso, la balanza conectada al punto de venta usa ese mismo código. Lo importante es que el código no se repita y no cambie.

Categorías simples

Entre 8 y 15 categorías alcanzan para un minimarket: bebidas sin alcohol, bebidas alcohólicas, lácteos y refrigerados, abarrotes, snacks y confites, panadería, fiambrería, congelados, aseo y limpieza, cuidado personal, cigarrillos y otros. Más categorías complican el análisis sin agregar información.

Ejemplo: el mismo producto, tres veces

En la planilla de un almacén aparecen "Coca cola 1.5", "COCA-COLA DESECH 1,5LT" y "Coca 1 1/2". Son el mismo producto creado por tres personas distintas. Las ventas se reparten entre los tres, ninguno muestra el stock real y el pedido al proveedor sale mal.

La solución: dejar uno solo ("Bebida cola Coca-Cola 1,5 L desechable"), con su código de barras, sumar el stock de los tres en ese producto y eliminar los otros dos.

Paso a paso

Exporta o escribe tu lista de productos
Si no tienes ninguna, parte por la lista del conteo inicial.
Ordénala por nombre y busca duplicados
Al ordenar alfabéticamente, los repetidos quedan uno al lado del otro.
Unifica los nombres
Aplica la estructura tipo + marca + variante + formato a todos.
Completa los códigos
Escanea el código de barras de cada producto; a los que no tienen, asígnales un código interno.
Asigna una categoría y una unidad de venta
Una sola categoría por producto y la unidad en que se cuenta.
Define quién crea productos nuevos
Una sola persona o un procedimiento claro evita que vuelvan los duplicados.

Errores frecuentes

Dejar que cualquiera cree productos. Cada persona escribe el nombre a su manera y aparecen duplicados.
Vender con un código "genérico". Cobrar todo como "varios" deja el inventario sin descontar y sin información de ventas.
Reutilizar un código interno. Si el 1001 era marraqueta y ahora es otra cosa, los reportes antiguos quedan mezclados.
Demasiadas categorías. Con 40 categorías nadie sabe dónde va cada producto y el análisis pierde sentido.

Ejercicio práctico

Reescribe estos nombres con la estructura tipo + marca + variante + formato: "arroz tucapel g2 1k", "DETERG. OMO LIQ 3LT", "galleta triton vainilla", "jugo watts naranja 1.5".

Ver una respuesta guía

Arroz Tucapel grado 2, 1 kg
Detergente líquido Omo 3 L
Galletas Tritón vainilla (agrega el formato en gramos)
Jugo Watts naranja 1,5 L

Fíjate en que a la galleta le faltaba el formato: sin él no puedes distinguir el paquete chico del grande.

Para profundizar

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