Lección 4 de 8 · Curso de control de inventario

Cómo registrar las entradas y salidas de mercadería

El stock de hoy es el de ayer más lo que entró menos lo que salió. Si registras bien cada movimiento, no necesitas contar todo para saber cuánto tienes.

⏱ 6 min
Nivel básico a intermedio
Gratis, sin registro

Objetivo de la lección

Vas a poder clasificar cualquier movimiento de mercadería como entrada o salida, registrar los datos mínimos y calcular el stock de un producto con su historial.

La fórmula del stock

Stock actual = Stock inicial + Entradas − Salidas

Parece obvio, pero solo funciona si todas las entradas y salidas quedan registradas. Basta con que un tipo de movimiento no se anote (por ejemplo, lo que el equipo consume) para que el stock teórico se aleje del físico todos los días.

Qué cuenta como entrada y qué como salida

Entradas (suman)	Salidas (restan)
Compras a proveedores (factura o guía)	Ventas
Devoluciones de clientes que vuelven a la venta	Mermas: vencidos, dañados, robados
Traspasos desde otro local	Consumo interno del equipo o del local
Ajustes por sobrante en un conteo	Devoluciones a proveedores
	Traspasos a otro local y ajustes por faltante

Qué anotar en cada movimiento

Fecha del movimiento.
Código y producto, siempre el del maestro.
Tipo: compra, venta, merma, consumo interno, devolución, ajuste.
Cantidad, en la unidad de venta.
Documento: número de factura, guía o nota de crédito, si existe.
Quién lo registró, para poder preguntar después.

La tarjeta de existencias

Si ordenas los movimientos de un producto por fecha y vas sumando y restando, obtienes su tarjeta de existencias (también llamada kardex). Muestra cuánto había después de cada movimiento y es la herramienta para encontrar dónde apareció una diferencia.

Ejemplo: la tarjeta de existencias del arroz

Fecha	Movimiento	Documento	Cantidad	Saldo
01-10	Stock inicial	Conteo	40	40
03-10	Compra	Factura 18.452	+24	64
01 al 07-10	Ventas de la semana	Reporte de caja	−30	34
05-10	Merma: bolsa rota	—	−2	32

Si el 8 de octubre cuentas el arroz y hay 29, sabes que faltan 3 unidades que ningún registro explica. Puedes revisar movimiento por movimiento dónde se produjo la diferencia.

Paso a paso

Define los tipos de movimiento
Usa siempre los mismos nombres: compra, venta, merma, consumo interno, devolución, ajuste.
Registra las compras al recibirlas
Con la cantidad que realmente llegó, no la que dice la factura si hubo diferencias.
Registra las ventas cada día
Si no tienes un sistema que las descuente solo, usa el reporte de ventas por producto de tu caja.
Anota las mermas en el momento
Ten una hoja o caja de mermas junto a la bodega: producto, cantidad y motivo.
Revisa la tarjeta cuando haya diferencias
Ordena los movimientos del producto por fecha y busca el día en que se descuadró.

Errores frecuentes

Registrar la compra según la factura. Si llegaron 9 y la factura dice 10, registrar 10 crea una unidad que no existe.
Dejar las mermas "para después". Al final de la semana nadie recuerda cuántos yogures se botaron.
No registrar el consumo interno. El café, las bebidas o los útiles de aseo que usa el local también salen del inventario.
Anotar con otro código. Si se descuenta un producto parecido en vez del correcto, quedan dos stocks mal.

Ejercicio práctico

Tu stock inicial de aceite de 1 litro es 18. Esta semana compraste 24, vendiste 27, botaste 1 envase roto y el local usó 1 para la cocina del equipo. ¿Cuál es el stock teórico? Si al contar hay 11, ¿cuál es la diferencia?

Ver una respuesta guía

Stock teórico = 18 + 24 − 27 − 1 − 1 = 13 unidades. Si al contar hay 11, la diferencia es −2: dos unidades que salieron sin quedar registradas y que hay que investigar.

Para profundizar

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